Finances
Comment tenir la comptabilité d'une copropriété ?
Mis à jour le · 9 min de lecture
L'essentiel
La comptabilité d'un syndicat de copropriétaires obéit à des règles propres, fixées par la loi de 1965 et le décret du 14 mars 2005 : un plan comptable spécifique, une comptabilité d'engagement tenue en partie double, et des comptes présentés chaque année à l'assemblée générale sous la forme de cinq annexes normalisées. Rien d'insurmontable pour un syndic bénévole, à condition d'enregistrer au fil de l'eau.
Les règles qui s’appliquent
Les comptes du syndicat sont tenus selon des règles comptables spécifiques (art. 14-3 de la loi du 10 juillet 1965), précisées par le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 et son arrêté, qui fixent le plan comptable et la présentation des comptes. Trois principes structurent tout le reste :
- La comptabilité d'engagement — une charge est enregistrée dès qu'elle est engagée (la facture reçue, le contrat exécuté), et non quand elle est payée.
- La partie double — chaque opération est inscrite au débit d'un compte et au crédit d'un autre, pour un même montant. La balance est donc toujours équilibrée.
- L'exercice de douze mois — clôturé à date fixe, avec des comptes approuvés par l'assemblée générale.
Les petites copropriétés
Un syndicat de moins de dix lots (logements, bureaux ou commerces) dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 € n'est pas tenu à la partie double ; ses engagements peuvent être constatés en fin d'exercice (art. 14-3). La présentation des comptes à l'assemblée reste due.
Le plan comptable de la copropriété
Quelques comptes suffisent à couvrir l'essentiel de la vie d'une petite copropriété :
| Compte | Intitulé | À quoi il sert |
|---|---|---|
| 105 | Fonds de travaux | Les cotisations au fonds de travaux accumulées par le syndicat |
| 401 | Fournisseurs | Ce que le syndicat doit à ses prestataires |
| 450 | Copropriétaires | Ce que chaque copropriétaire doit au syndicat (un sous-compte par copropriétaire) |
| 512 | Banque | Le compte bancaire séparé du syndicat |
| 6… | Charges | Eau, électricité, entretien, assurance, contrats, honoraires… |
| 701 | Provisions sur opérations courantes | Les provisions appelées sur le budget prévisionnel |
| 702 | Provisions sur travaux et opérations exceptionnelles | Les appels pour travaux votés hors budget |
Les charges et les produits sont en outre ventilés par clé de répartition : c'est ce qui permettra, à la clôture, de répartir les dépenses réelles entre les lots.
Les écritures du quotidien
L'appel de fonds
Chaque copropriétaire (450) est débité de sa quote-part, les provisions (701) sont créditées. Voir notre guide pour faire un appel de fonds.
Le règlement d'un copropriétaire
La banque (512) est débitée, le compte du copropriétaire (450) est crédité.
La facture d'un fournisseur
À réception, le compte de charge concerné (classe 6) est débité et le fournisseur (401) crédité — c'est l'engagement. Au paiement, le fournisseur (401) est débité et la banque (512) créditée.
Une règle simple
Enregistrez chaque pièce la semaine où elle arrive, et rapprochez le relevé bancaire chaque mois : le solde du compte 512 doit correspondre, au centime, à celui de la banque. Une différence repérée tôt s'explique en cinq minutes ; en fin d'année, elle peut coûter une soirée.
La clôture de l’exercice et la régularisation
- Vérifiez que toutes les factures de l'exercice sont enregistrées, y compris celles reçues après la clôture.
- Rapprochez une dernière fois la banque.
- Comparez, clé par clé, les dépenses réelles aux provisions appelées : l'écart est réparti entre les lots selon les mêmes tantièmes. C'est la régularisation des charges — un complément à appeler, ou un trop-perçu à rendre ou à imputer sur l'appel suivant.
- Établissez les annexes comptables et soumettez-les au conseil syndical avant l'assemblée.
Les cinq annexes présentées à l’assemblée
Les comptes sont présentés selon cinq annexes normalisées, jointes à la convocation de l'assemblée appelée à les approuver :
- l'état financier après répartition (ce que le syndicat possède et doit à la clôture) ;
- le compte de gestion général de l'exercice ;
- le compte de gestion des opérations courantes, comparé au budget voté ;
- le compte de gestion des travaux et opérations exceptionnelles ;
- l'état des travaux et opérations exceptionnelles votés et non encore clôturés.
Entre la convocation et l'assemblée, les pièces justificatives des charges sont tenues à la disposition des copropriétaires au moins un jour ouvré (art. 18-1). Le conseil syndical, lui, peut consulter toutes les pièces à tout moment (art. 21).
L'approbation des comptes et le vote du budget ont lieu lors de la même assemblée, dans les six mois qui suivent la clôture (voir préparer l'AG).
Questions fréquentes
Un syndic bénévole doit-il tenir une comptabilité en partie double ?
Oui, sauf pour un syndicat de moins de dix lots dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 € : il peut alors constater ses engagements en fin d'exercice (article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965).
Qu'est-ce que la comptabilité d'engagement ?
Les charges et produits sont enregistrés dès leur engagement juridique — réception de la facture, exécution du contrat — indépendamment de leur paiement.
Quelles annexes comptables présenter en assemblée générale ?
Cinq annexes normalisées par le décret du 14 mars 2005 : état financier, compte de gestion général, compte de gestion des opérations courantes, compte de gestion des travaux et opérations exceptionnelles, état des travaux votés non clôturés.
Qu’est-ce que la régularisation des charges ?
À la clôture, les dépenses réelles de chaque clé sont comparées aux provisions appelées ; l'écart est réparti entre les lots selon leurs tantièmes, puis appelé ou remboursé.
Textes de référence
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 14-1, 14-3, 18-1 et 21
- Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires
- Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires
Ce guide présente les règles générales applicables aux copropriétés. Vérifiez toujours les stipulations de votre règlement de copropriété et, en cas de litige, prenez conseil auprès d'un professionnel du droit.