Assemblée générale
Comment préparer une assemblée générale de copropriété ?
Mis à jour le · 10 min de lecture
L'essentiel
L'assemblée générale se réunit au moins une fois par an. Le syndic établit l'ordre du jour avec le conseil syndical, convoque chaque copropriétaire au moins 21 jours à l'avance avec les documents nécessaires aux votes, organise la séance, puis notifie le procès-verbal aux opposants et aux absents dans le mois. Une AG bien préparée se joue six à huit semaines avant la date.
Le rétroplanning
| Quand | Quoi |
|---|---|
| J − 8 semaines | Arrêter les comptes de l’exercice clos, préparer le budget, rassembler les devis |
| J − 6 semaines | Réunion avec le conseil syndical : ordre du jour, projets de résolution |
| J − 5 semaines | Réserver la salle, choisir la visioconférence le cas échéant, préparer les documents |
| J − 21 jours au plus tard | Envoi des convocations avec tous les documents annexés |
| J − 3 jours francs | Date limite de réception des formulaires de vote par correspondance |
| Jour J | Feuille de présence, bureau, votes, procès-verbal |
| J + 8 jours | Procès-verbal signé au plus tard |
| J + 1 mois | Notification du procès-verbal aux opposants et défaillants |
Construire l’ordre du jour
Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote. Pour l'assemblée annuelle, on y retrouve habituellement :
- l'élection du président de séance, du ou des scrutateurs et du secrétaire ;
- l'approbation des comptes de l'exercice clos ;
- le vote du budget prévisionnel et de la cotisation au fonds de travaux ;
- la désignation ou le renouvellement du syndic et du conseil syndical, à l'échéance de leur mandat ;
- les travaux, contrats et autorisations à décider.
Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question, en l'accompagnant d'un projet de résolution (art. 10 du décret du 17 mars 1967). Si la demande arrive trop tard pour la prochaine assemblée, elle est inscrite à la suivante.
Rédigez chaque résolution comme elle sera votée
« L'assemblée générale décide de faire réaliser le remplacement de la porte du hall par l'entreprise X, pour un montant de 4 800 € TTC, selon le devis joint, financé par un appel de fonds exigible le 1er mars. » Une résolution précise se vote vite et se conteste mal.
Convoquer : délai, forme et documents
La convocation est notifiée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'assemblée, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long (art. 9 du décret). Elle part par lettre recommandée avec accusé de réception, par remise contre émargement, ou par voie électronique pour les copropriétaires qui l'ont accepté par écrit (art. 42-1 de la loi).
Elle indique le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour, et joint les documents utiles aux votes (art. 11 du décret) :
- pour l'approbation des comptes : les annexes comptables de l'exercice (voir la comptabilité) ;
- pour le budget : le projet de budget prévisionnel ;
- pour les travaux et contrats : les devis, les conditions essentielles des contrats, l'avis du conseil syndical ;
- les projets de résolution ;
- le formulaire de vote par correspondance.
L’erreur qui coûte cher
Une convocation envoyée hors délai, ou sans les documents requis pour une résolution, expose les décisions à l'annulation. Le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire, pas de l'envoi : prévoyez une marge de plusieurs jours.
Pouvoirs, vote par correspondance et visioconférence
Les pouvoirs
Un copropriétaire absent peut se faire représenter par un mandataire de son choix. Un mandataire ne peut pas recevoir plus de trois délégations de vote, sauf si le total de ses voix et de celles de ses mandants ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat (art. 22 de la loi). Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent pas recevoir de pouvoir.
Le vote par correspondance
Chaque copropriétaire peut voter à distance à l'aide d'un formulaire normalisé, qui doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion.
La visioconférence
Les copropriétaires peuvent participer par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, dès lors que l'assemblée en a décidé les modalités (art. 17-1 A de la loi).
Les majorités
| Majorité | Comment elle se calcule | Exemples |
|---|---|---|
| Article 24 | Majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance | Approbation des comptes, vote du budget, travaux d’entretien |
| Article 25 | Majorité des voix de tous les copropriétaires | Désignation du syndic et des membres du conseil syndical |
| Article 26 | Majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix | Modification du règlement pour la jouissance, l’usage et l’administration des parties communes |
| Unanimité | Toutes les voix du syndicat | Modification de la répartition des charges hors des cas prévus par la loi |
Des passerelles existent : si une résolution relevant de l'article 25 n'obtient pas la majorité mais recueille au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée peut procéder immédiatement à un second vote à la majorité de l'article 24 (art. 25-1). Un mécanisme comparable permet de revoter à l'article 25 une décision de l'article 26 (art. 26-1).
Le jour de l’assemblée
- Faites signer la feuille de présence, en notant les pouvoirs et les votes par correspondance reçus.
- Faites élire le président de séance (un copropriétaire, jamais le syndic) et les scrutateurs ; le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire de l'assemblée.
- Suivez l'ordre du jour, résolution par résolution, en annonçant le résultat de chaque vote.
- Relevez nominativement les opposants et les abstentionnistes : ils conditionnent la notification du procès-verbal.
Le procès-verbal et sa notification
Le procès-verbal reprend le texte de chaque résolution, le résultat du vote et le nom des copropriétaires opposés ou abstentionnistes, avec leurs voix. Il est signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs à la fin de la séance ou dans les huit jours (art. 17 du décret).
Le syndic le notifie aux copropriétaires opposants ou défaillants dans le mois qui suit l'assemblée. Ceux-ci disposent alors de deux mois à compter de cette notification pour contester une décision en justice (art. 42 de la loi). Après l'assemblée, pensez aussi aux appels de fonds découlant des décisions votées.
Questions fréquentes
Quel est le délai de convocation d’une assemblée générale de copropriété ?
Au moins 21 jours avant la date de la réunion, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long (article 9 du décret du 17 mars 1967).
Combien de pouvoirs un copropriétaire peut-il détenir ?
Trois délégations de vote au plus, sauf si le total de ses voix et de celles de ses mandants ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat (article 22 de la loi du 10 juillet 1965).
Quelle différence entre la majorité de l’article 24 et celle de l’article 25 ?
L'article 24 compte la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ; l'article 25 exige la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non.
Dans quel délai notifier le procès-verbal ?
Dans le mois qui suit l'assemblée, aux copropriétaires opposants ou défaillants, qui disposent ensuite de deux mois pour contester (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).
Textes de référence
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 17-1 A, 22, 24, 25, 25-1, 26, 26-1, 42 et 42-1
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, articles 7, 9, 10, 11 et 17
Ce guide présente les règles générales applicables aux copropriétés. Vérifiez toujours les stipulations de votre règlement de copropriété et, en cas de litige, prenez conseil auprès d'un professionnel du droit.