Comment faire un appel de fonds en copropriété ?

Ce qui fonde un appel de fonds

Le syndic ne décide pas seul de ce qu'il appelle : chaque appel s'appuie sur une décision de l'assemblée générale.

• Charges courantes — le budget prévisionnel, voté chaque année (art. 14-1 de la loi du 10 juillet 1965). Les copropriétaires versent des provisions égales au quart du budget voté, exigibles le premier jour de chaque trimestre, sauf si l'assemblée a fixé d'autres modalités.
• Fonds de travaux — une cotisation annuelle obligatoire (art. 14-2-1), appelée selon les mêmes modalités que les provisions du budget.
• Travaux et opérations exceptionnelles — ceux qui sortent du budget (ravalement, remplacement d'un ascenseur…) sont appelés selon l'échéancier voté avec les travaux eux-mêmes (art. 14-2).

Calculer la quote-part de chaque lot

Chaque ligne du budget est rattachée à une clé de répartition. La loi en distingue deux familles (art. 10) :

• les charges générales (administration, entretien et conservation des parties communes), réparties selon les tantièmes de copropriété, c'est-à-dire la quote-part de parties communes de chaque lot ;
• les charges spéciales (ascenseur, chauffage collectif…), réparties selon l'utilité que l'équipement présente pour chaque lot, d'après les clés fixées par le règlement de copropriété.

La formule est la même pour chaque clé :

Exemple

Budget annuel de 24 000 € : 18 000 € de charges générales (base 10 000 tantièmes) et 6 000 € d'ascenseur (base 1 000). L'appel trimestriel porte sur un quart, soit 4 500 € et 1 500 €. Pour un lot de 350 tantièmes généraux et 60 tantièmes d'ascenseur :

Les arrondis se font au centime : l'écart éventuel de quelques centimes entre la somme des quotes-parts et le montant appelé doit être affecté à un lot, pas perdu. Montrez ce détail sur l'avis : un copropriétaire qui peut refaire le calcul conteste rarement.

Ajouter la cotisation au fonds de travaux

Le fonds de travaux constitue une épargne du syndicat pour les travaux futurs. Sa cotisation annuelle ne peut être inférieure à 5 % du budget prévisionnel et, lorsqu'un plan pluriannuel de travaux a été adopté, à 2,5 % du montant des travaux qu'il prévoit (art. 14-2-1). L'assemblée peut voter un montant supérieur.

• Les sommes versées sont attachées aux lots : elles ne sont pas remboursées au vendeur lors d'une vente.
• Elles sont déposées sur un compte distinct, rémunéré, au nom du syndicat, séparé du compte courant.
• Une copropriété de moins de dix lots peut décider à l'unanimité de ne pas constituer ce fonds.

Sur l'avis, présentez la cotisation sur une ligne distincte des charges courantes : ce ne sont pas des dépenses de l'exercice, et elles ne seront pas régularisées en fin d'année.

Rédiger l'avis d'appel de fonds

Un avis clair tient sur une page et contient :

• l'identité du syndicat et l'adresse de l'immeuble ;
• le copropriétaire destinataire et le ou les lots concernés ;
• la nature de l'appel (provisions sur charges, fonds de travaux, travaux votés) et la période couverte ;
• le détail par clé : montant réparti, total des tantièmes, tantièmes du lot, quote-part ;
• le total à régler et la date à laquelle il est dû ;
• les coordonnées du compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat (art. 18) — jamais celui du syndic personnellement.

Indiquez la date d'exigibilité (« à régler le 1er janvier ») plutôt qu'un délai vague : c'est elle qui fait courir, en cas de retard, la procédure décrite dans notre guide sur les impayés de charges.

Envoyer l'appel aux copropriétaires

L'appel de fonds peut partir par courrier simple ou par courriel. Pour les documents qui doivent être notifiés — convocations d'assemblée, procès-verbaux — la voie électronique suppose l'accord préalable du copropriétaire (art. 42-1) ; recueillez cet accord une fois pour toutes, par écrit, et tenez-en la liste.

1. Envoyez l'appel trois à quatre semaines avant l'échéance, pour laisser le temps d'un virement.
2. Gardez une trace de l'envoi (date, destinataire, canal) pour chaque copropriétaire.
3. Prévoyez un exemplaire papier pour ceux qui n'ont pas d'adresse électronique.

Comptabiliser l'appel et suivre les encaissements

Dans la comptabilité du syndicat, l'appel constate une créance sur chaque copropriétaire : le compte individuel de chaque copropriétaire (compte 450) est débité, et le compte de provisions correspondant est crédité. Chaque règlement vient ensuite solder la créance.

À chaque échéance, rapprochez les virements reçus des appels émis : un solde débiteur qui persiste après la date d'exigibilité est un impayé, à relancer tôt. En fin d'exercice, les provisions appelées sont comparées aux dépenses réelles : c'est la régularisation des charges, détaillée dans notre guide sur la comptabilité de la copropriété.

Les erreurs les plus fréquentes

• Appeler un budget qui n'a pas été voté, ou un montant différent de celui adopté.
• Répartir une charge spéciale (ascenseur) sur tous les lots selon les tantièmes généraux.
• Oublier le fonds de travaux, ou le mélanger aux charges courantes.
• Indiquer le compte personnel du syndic au lieu du compte séparé du syndicat.
• Ne pas conserver la trace des envois et des encaissements, indispensable en cas de recouvrement.