Rôle du syndic
Quels documents un syndic bénévole doit-il conserver ?
Mis à jour le · 7 min de lecture
L'essentiel
Le syndic détient les archives du syndicat et doit les transmettre intégralement à son successeur. Certains documents se gardent pendant toute la vie de l'immeuble — règlement de copropriété, procès-verbaux d'assemblée, carnet d'entretien, diagnostics techniques. Les pièces comptables et les contrats se gardent au moins le temps des prescriptions qui s'y attachent, soit en pratique dix ans.
Le principe : les archives appartiennent au syndicat
Le syndic ne conserve pas ces documents pour lui : il les détient au nom du syndicat des copropriétaires (art. 33 du décret du 17 mars 1967). Ils doivent pouvoir être consultés par le conseil syndical, qui peut prendre connaissance et copie de toute pièce intéressant la gestion (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965), et remis au syndic suivant.
À la fin du mandat
L'ancien syndic remet à son successeur la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires, puis l'ensemble des documents et archives du syndicat, dans les délais fixés par l'article 18-2 de la loi. Une archive classée se transmet en une journée ; une archive en vrac, en plusieurs semaines.
Quoi conserver, et combien de temps
| Document | Durée de conservation conseillée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Règlement de copropriété, état descriptif de division et leurs modificatifs | Toute la vie de l’immeuble | Actes fondateurs de la copropriété |
| Procès-verbaux d’assemblée, feuilles de présence, pouvoirs | Toute la vie de l’immeuble | Preuve des décisions et de leur régularité |
| Carnet d’entretien | Toute la vie de l’immeuble, tenu à jour | Obligation du syndic (art. 18 de la loi) |
| Diagnostics techniques (amiante, DTG, plan pluriannuel de travaux…) | Toute la vie de l’immeuble, versions successives | Obligations réglementaires, information des acquéreurs |
| Plans, permis de construire, dossiers des ouvrages exécutés | Toute la vie de l’immeuble | Indispensables pour tous travaux futurs |
| Travaux : devis, marchés, procès-verbal de réception | 10 ans au moins après la réception | Garantie décennale des constructeurs |
| Pièces comptables : factures, relevés bancaires, grand livre, annexes | 10 ans | Justification des comptes approuvés |
| Contrats (entretien, assurance, fournisseurs) | Durée du contrat + 5 ans | Prescription des actions contractuelles |
| Relances, mises en demeure, dossiers contentieux | Jusqu’au recouvrement complet + 5 ans | Preuve en cas de litige |
| Liste des copropriétaires et de leurs coordonnées | Tenue à jour en permanence | Convocations et notifications (art. 32 du décret) |
Ces durées sont des durées prudentes, fondées sur les délais de prescription et de garantie : la loi fixe peu de durées précises pour les archives d'une copropriété. Dans le doute, conservez.
Le carnet d’entretien, un document vivant
Le carnet d'entretien réunit les informations techniques de l'immeuble : adresse, identité du syndic, références des contrats d'assurance et d'entretien des équipements communs, année et nature des gros travaux réalisés, et le cas échéant l'échéancier du plan pluriannuel de travaux. Le syndic doit l'établir et le tenir à jour (art. 18).
Mettez-le à jour à chaque contrat signé, à chaque intervention importante et à chaque diagnostic : c'est ce document que le notaire et les acquéreurs demanderont lors d'une vente.
Archiver en numérique
- Numérisez les documents à leur arrivée et classez-les par catégorie : juridique, assemblées, comptabilité, contrats, travaux, diagnostics.
- Nommez les fichiers de façon constante : « 2026-03-15 PV AG ordinaire.pdf ».
- Conservez les originaux papier des actes fondateurs et des procès-verbaux signés.
- Sauvegardez hors de votre ordinateur personnel : les archives doivent survivre à un changement de syndic.
Données personnelles
Les coordonnées des copropriétaires et les dossiers d'impayés sont des données personnelles : limitez leur accès aux personnes qui en ont besoin, et ne les conservez pas au-delà de l'utile, conformément au RGPD.
Pour aller plus loin
Les pièces comptables sont détaillées dans notre guide sur la comptabilité de la copropriété, les procès-verbaux dans la préparation de l'AG, et le rôle du syndic dans ses obligations.
Questions fréquentes
Combien de temps conserver les procès-verbaux d’assemblée générale ?
Pendant toute la vie de la copropriété : ils prouvent les décisions prises et leur régularité, et sont transmis d'un syndic à l'autre avec les archives du syndicat.
Combien de temps conserver les factures et pièces comptables d’une copropriété ?
Dix ans est la durée prudente généralement retenue : elle couvre la justification des comptes approuvés et les délais de prescription.
Que doit transmettre un syndic à son successeur ?
La situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat, puis l'ensemble des documents et archives du syndicat, dans les délais fixés par l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.
Que contient le carnet d’entretien ?
L'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic, les références des contrats d'assurance et d'entretien, l'année et la nature des gros travaux, et le cas échéant l'échéancier du plan pluriannuel de travaux.
Textes de référence
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 18, 18-2 et 21
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, articles 32 et 33
- Décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 relatif au carnet d’entretien de l’immeuble
Ce guide présente les règles générales applicables aux copropriétés. Vérifiez toujours les stipulations de votre règlement de copropriété et, en cas de litige, prenez conseil auprès d'un professionnel du droit.