Finances
Clôturer l’exercice : approbation des comptes et régularisation des charges
Mis à jour le · 7 min de lecture
L'essentiel
À la fin de chaque exercice, le syndic arrête les comptes, établit les annexes comptables et les soumet à l'assemblée générale dans les six mois. Une fois les comptes approuvés, il régularise la situation de chaque copropriétaire : la différence entre les provisions appelées et les charges réelles de sa quote-part est portée à son compte, en crédit ou en débit. C'est aussi le moment de voter le quitus et d'ajuster le budget suivant.
Le calendrier de clôture
| Étape | Quand |
|---|---|
| Enregistrer les dernières factures et le relevé bancaire de fin d’exercice | Dans les semaines qui suivent la clôture |
| Rapprocher la banque et la comptabilité | Avant d’établir les annexes |
| Établir les cinq annexes comptables | Avant la convocation de l’AG |
| Faire contrôler les comptes par le conseil syndical | Avant la convocation |
| Approbation des comptes par l’assemblée générale | Dans les six mois suivant la clôture de l’exercice |
| Régularisation des comptes des copropriétaires | Après l’approbation |
Les annexes comptables
Les comptes sont présentés selon un modèle réglementaire (décret n° 2005-240 du 14 mars 2005), en cinq annexes jointes à la convocation :
- l'état financier après répartition : trésorerie, créances et dettes du syndicat ;
- le compte de gestion général de l'exercice : charges et produits ;
- le compte de gestion pour opérations courantes, comparé au budget voté ;
- le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles ;
- l'état des travaux et opérations exceptionnelles votés et non encore clôturés.
Chaque annexe présente l'exercice écoulé et le précédent, pour comparaison. Voir aussi la comptabilité de la copropriété.
Le vote en assemblée générale
- L'approbation des comptes se vote à la majorité de l'article 24. Elle doit intervenir dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice (art. 14-1 de la loi du 10 juillet 1965).
- Les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges pendant une période fixée par l'assemblée, entre la convocation et la réunion (art. 18-1).
- Le quitus, qui décharge le syndic de sa gestion de l'exercice, fait l'objet d'une résolution distincte.
- Le budget prévisionnel de l'exercice suivant est voté à la même assemblée ou avant le début de cet exercice.
Approuver, ce n’est pas répartir autrement
L'approbation porte sur les comptes du syndicat. Elle ne modifie pas la répartition des charges prévue par le règlement de copropriété : une répartition contestée se règle par une résolution spécifique ou en justice.
Régulariser les charges de chaque copropriétaire
Pendant l'exercice, chacun a payé des provisions calculées sur le budget. Après l'approbation, on compare ces provisions à sa quote-part des charges réelles, clé de répartition par clé de répartition :
| Situation | Effet sur le compte du copropriétaire |
|---|---|
| Charges réelles inférieures aux provisions | Crédit : le trop-versé s’impute sur le prochain appel ou lui est remboursé |
| Charges réelles supérieures aux provisions | Débit : le complément est appelé |
Le trop ou moins perçu est porté au compte de celui qui est copropriétaire au jour de l'approbation, même si le lot a été vendu en cours d'exercice (art. 6-2 du décret du 17 mars 1967). Voir la vente d'un lot.
Questions fréquentes
Dans quel délai faut-il faire approuver les comptes de la copropriété ?
Dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable, par l'assemblée générale, à la majorité de l'article 24.
Qu’est-ce que la régularisation des charges ?
C'est la comparaison, après l'approbation des comptes, entre les provisions payées par chaque copropriétaire et sa part des charges réelles. La différence est portée à son compte, en crédit ou en débit.
Qui bénéficie de la régularisation quand un lot a été vendu ?
Vis-à-vis du syndicat, celui qui est copropriétaire au jour de l'approbation des comptes, c'est-à-dire en général l'acquéreur. Vendeur et acquéreur peuvent convenir entre eux d'une autre répartition.
Que faire si l’assemblée refuse d’approuver les comptes ?
Identifier les points contestés, les corriger ou les justifier, puis soumettre de nouveau les comptes à une assemblée. La régularisation des charges attend l'approbation.
Textes de référence
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, articles 14-1, 14-3 et 18-1
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 6-2
- Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires
Ce guide présente les règles générales applicables aux copropriétés. Vérifiez toujours les stipulations de votre règlement de copropriété et, en cas de litige, prenez conseil auprès d'un professionnel du droit.